Quy chế hoạt động các Câu lạc bộ sinh viên

QUY CHẾ

Hoạt động câu lạc bộ sinh viên

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

  • Mục đích – Ý nghĩa hoạt động:
  1. Câu lạc bộ/Tổ/Đội/Nhóm (sau đây gọi chung là CLB) là những tổ chức được thành lập với mục đích tập hợp sinh viên có cùng sở thích về một hoặc một số lĩnh vực hoạt động.
  2. Các CLB ra đời nhằm góp phần hỗ trợ sinh viên phát triển toàn diện về tri thức, kỹ năng, thái độ để có thể đáp ứng nhu cầu của xã hội nói chung, nhà tuyển dụng nói riêng.
  3. Các CLB là mô hình quy tụ sinh viên bên cạnh các chi hội, liên chi hội, tạo ra sự gắn bó giữa sinh viên với nhau và với hoạt động của Đoàn Thanh niên Khoa.
  • Tên gọi – Biểu trưng:
  1. Tên gọi của CLB phải gắn liền với lĩnh vực hoạt động, chức năng và nhiệm vụ mà CLB đã tuyên bố trong điều lệ của mình.
  2. Mỗi CLB phải có tên gọi chính thức bằng tiếng Việt và tiếng Anh, và tên viết tắt (nếu có).
  3. Mỗi CLB phải có 01 biểu trưng (Logo) mang tính khái quát về ý nghĩa của CLB, không vi phạm bản quyền tác giả và chưa từng được sử dụng ở bất kỳ tổ chức nào.
  • Quyền lợi:
  1. Được công nhận tư cách là CLB trực thuộc Đoàn Thanh niên Khoa.
  2. Được tham dự các chương trình trong và ngoài trường với tư cách đại diện cho Đoàn Thanh niên Khoa trong lĩnh vực hoạt động của mình.
  3. Được sử dụng chung các nguồn lực theo sự phân công của Đoàn Thanh niên Khoa như: phòng ốc và các cơ sở vật chất, phương tiện truyền thông, kinh phí hoạt động.
  4. Được hưởng chế độ khen thưởng từ Đoàn Thanh niên Khoa dựa trên những đóng góp trong quá trình hoạt động.
  • Nghĩa vụ:
  1. Duy trì hoạt động, cập nhật thông tin và báo cáo định kỳ với Đoàn Thanh niên Khoa.
  2. Hoàn thành các nhiệm vụ do Đoàn Thanh niên Khoa phân công.
  3. Tích cực tham gia các hoạt động chung của Đoàn Thanh niên Khoa.
  4. Đại diện Đoàn Thanh niên Khoa tham gia các hoạt động bên ngoài, đóng góp 50% kinh phí thu được từ các hoạt động này cho quỹ hoạt động của Đoàn Thanh niên Khoa.
  5. Thực hiện đúng các quy định của Khoa, pháp luật của Nhà nước.

CHƯƠNG II. THÀNH LẬP, SÁT NHẬP, PHÂN TÁCH, GIẢI THỂ

  • Điều kiện thành lập
  1. Có ít nhất 01 lĩnh vực hoạt động riêng để hỗ trợ sự phát triển toàn diện của sinh viên, không giới hạn phạm vi hoạt động kể cả khi đã có CLB khác có phạm vi hoạt động tương tự trực thuộc Đoàn Thanh niên Khoa.
  2. Có số lượng thành viên chính thức đáp ứng được các yêu cầu trong lĩnh vực hoạt động của CLB.
  3. Có ban vận động thành lập CLB, tập hợp thành viên và tổ chức các hoạt động trong ít nhất 02 tháng trước khi xin thành lập.
  4. Có hồ sơ xin thành lập CLB theo hướng dẫn của Đoàn Thanh niên Khoa.
  • Hồ sơ thành lập

Hồ sơ thành lập gồm có:

  1. Điều lệ CLB.
  2. Danh sách thành viên chính thức.
  3. Danh sách Ban điều hành lâm thời.
  4. Báo cáo của Ban vận động thành lập về quá trình tập hợp thành viên và các hoạt động đã tổ chức.
  5. Kế hoạch hoạt động trong thời gian còn lại của năm học.
  6. Đơn xin thành lập CLB.
  • Quy trình thành lập
  1. Thành lập Ban vận động.
  2. Tập hợp thành viên và tổ chức các hoạt động trong phạm vi CLB.
  3. Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ thành lập.
  4. Nộp hồ sơ xin thành lập CLB.
  5. Tổ chức họp mặt giữa Ban vận động, thành viên CLB và Ban CLB, Hội, nhóm của Đoàn Thanh niên Khoa để giải trình về hồ sơ xin thành lập.
  6. Đoàn Thanh niên Khoa ra quyết định thành lập CLB và công nhận Ban điều hành lâm thời.
  • Sát nhập
  1. Các CLB trong quá trình hoạt động nếu nhận thấy lĩnh vực hoạt động trở nên đồng nhất hoặc cần có sự phối hợp thường xuyên, liên tục để cùng thực hiện nhiệm vụ có thể đề nghị sát nhập.
  2. Quá trình các CLB tự đề nghị sát nhập được thực hiện giống như quy trình thành lập CLB mới. Việc sát nhập CLB phải được thông qua các thành viên chính thức của CLB với sự đồng ý của hơn 2/3 số thành viên.
  3. Đoàn Thanh niên Khoa có quyền đề nghị sát nhập các CLB trực thuộc của mình trên cơ sở trao đổi với các CLB này trước thời điểm sát nhập ít nhất 02 tháng. Quyết định sát nhập các CLB phải được thông qua Ban chấp hành Đoàn Thanh niên Khoa với sự đồng ý của hơn 2/3 số ủy viên Ban chấp hành.
  • Phân tách
  1. Mỗi CLB trong quá trình hoạt động nếu nhận thấy lĩnh vực hoạt động trở nên đa dạng, phức tạp có thể đề nghị phân tách thành các CLB mới.
  2. Quá trình CLB tự đề nghị phân tách được thực hiện giống như quy trình thành lập CLB mới. Việc phân tách CLB phải được thông qua các thành viên chính thức của CLB với sự đồng ý của hơn 2/3 số thành viên.
  3. Đoàn Thanh niên Khoa có quyền đề nghị phân tách các CLB trực thuộc của mình trên cơ sở trao đổi với các CLB này trước thời điểm phân tách ít nhất 02 tháng. Quyết định phân tách mỗi CLB phải được thông qua Ban chấp hành Đoàn Thanh niên Khoa với sự đồng ý của hơn 2/3 số ủy viên Ban chấp hành.
  • Đình chỉ hoạt động và giải thể
  1. Các CLB trong quá trình hoạt động nếu vi phạm quy chế của Đoàn Thanh niên Khoa, điều lệ của CLB hoặc không đủ nhân lực để tiếp tục duy trì hoạt động có thể tạm ngừng hoạt động hoặc giải thể (tùy theo mức độ vi phạm hoặc khả năng phát triển trong tương lai).
  2. CLB làm đơn xin tạm ngừng hoạt động hoặc giải thể nộp cho Đoàn Thanh niên Khoa ít nhất 01 tháng trước thời điểm tạm ngừng hoạt động hoặc giải thể. Việc tạm ngừng hoạt động hoặc giải thể CLB phải được thông qua các thành viên chính thức của CLB với sự đồng ý của hơn 2/3 số thành viên.
  3. Đoàn Thanh niên Khoa có quyền đình chỉ hoạt động hoặc giải thể CLB trực thuộc của mình trên cơ sở trao đổi với các CLB này trước thời điểm đình chỉ hoạt động hoặc giải thể ít nhất 01 tháng. Quyết định đình chỉ hoạt động hoặc giải thể 1 CLB phải được thông qua Ban chấp hành Đoàn Thanh niên Khoa với sự đồng ý của hơn 2/3 số ủy viên Ban chấp hành.

CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

  • Cơ cấu tổ chức

Mỗi CLB gồm có Ban điều hành, các ban chức năng và các thành viên.

  1. Ban điều hành chịu trách nhiệm quản lý, phân công công việc cho các ban chức năng và thành viên trong CLB.
  2. Các ban chức năng thực thi nhiệm vụ do Ban điều hành giao phó, được phân chia phù hợp với lĩnh vực hoạt động của CLB.
  3. Thành viên của CLB hoạt động trong các ban chức năng theo sự phân công của Ban điều hành dựa trên năng lực và sở thích của mỗi người.
  • Ban điều hành
  1. Ban điều hành (còn có thể gọi là Ban Chủ nhiệm hoặc Ban Lãnh đội) gồm có:
  • Chủ nhiệm (Đội trưởng) là người đại diện, chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của CLB trước Đoàn Thanh niên Khoa.
  • Phó Chủ nhiệm (Đội phó) hỗ trợ cho Chủ nhiệm (Đội trưởng), phụ trách các ban chức năng được giao, đại diện cho CLB trong trường hợp Chủ nhiệm (Đội trưởng) vắng mặt.
  • Các Ủy viên phụ trách các ban chức năng được giao, hỗ trợ Chủ nhiệm (Đội trưởng) và Phó Chủ nhiệm (Đội phó).
  1. Ban điều hành được bầu ra bằng cách hiệp thương giữa toàn bộ thành viên chính thức của CLB với sự tín nhiệm của hơn 1/2 số thành viên.
  2. Số lượng thành viên Ban điều hành không vượt quá 1/3 số thành viên chính thức của CLB và phụ thuộc vào số lượng các ban chức năng trong CLB.
  3. Ban điều hành có trách nhiệm:
  • Đại diện cho toàn thể thành viên CLB.
  • Triển khai các hoạt động và nhiệm vụ mà Đoàn Thanh niên Khoa giao phó.
  • Xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động cho CLB.
  • Quy định nhiệm vụ cụ thể, ban chức năng của từng thành viên.
  • Giám sát và kiểm tra việc thực hiện điều lệ và kế hoạch hoạt động của CLB.
  • Nhiệm kỳ
  1. Nhiệm kỳ hoạt động của Ban điều hành CLB là 01 năm (tính theo năm học, từ tháng 7 năm trước đến hết tháng 6 năm sau).
  2. Mỗi nhiệm kỳ được kết thúc bằng hội nghị tổng kết nhiệm kỳ của CLB nhằm báo cáo kết quả của nhiệm kỳ đã qua, bầu ra Ban điều hành và xây dựng phương hướng cho nhiệm kỳ tiếp theo.
  • Nguyên tắc hoạt động
  1. Tự nguyện trong việc kết nạp thành viên, tham gia các ban chức năng, tổ chức và tham gia các hoạt động.
  2. Dân chủ trong việc quyết định các nội dung, kế hoạch hoạt động và bầu Ban điều hành CLB.
  3. Minh bạch trong phân công công việc và quản lý tài chính.
  • Kinh phí hoạt động
  1. Kinh phí phục vụ cho hoạt động của CLB được lấy từ các nguồn sau:
  • Lệ phí do các thành viên trong CLB đóng theo quy định trong điều lệ.
  • Hỗ trợ từ phía Đoàn Thanh niên Khoa.
  • Nguồn thu hợp pháp từ các hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn của CLB.
  • Giải thưởng, nguồn tài trợ từ các chương trình trong và ngoài trường.
  1. Các khoản chi được sử dụng kinh phí của CLB gồm:
  • Khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có đóng góp tích cực.
  • Cơ sở vật chất, văn phòng phẩm của CLB.
  • Công tác tổ chức các hoạt động của CLB.
  • Tập luyện, thi đấu, tham dự các chương trình, cuộc thi bên ngoài.
  • Đối ngoại.
  1. Tài chính do Ban điều hành CLB quản lý và báo cáo định kỳ ít nhất 06 tháng 01 lần trước toàn thể thành viên CLB.
  • Hệ thống thông tin
  1. Các hoạt động trong phạm vi CLB phải có các văn bản xác minh, có chữ ký của Chủ nhiệm (Đội trưởng) hoặc Phó Chủ nhiệm (Đội phó).
  2. Các hoạt động lớn, có ảnh hưởng bên ngoài phạm vi CLB phải có văn bản gửi đến các bộ phận chức năng có liên quan trong trường, có chữ ký của Chủ nhiệm (Đội trưởng) hoặc Phó Chủ nhiệm (Đội phó), đồng thời cần có chữ ký xác nhận của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Đoàn Thanh niên Khoa.
  3. Mỗi CLB phải thiết lập 01 tài khoản email và 01 fanpage Facebook chính thức để phát và nhận thông tin trực tuyến. Các kênh thông tin này phải được báo cáo lại với Đoàn Thanh niên Khoa và cập nhật khi có sự thay đổi.
  4. Mọi kênh thông tin của CLB đều do Ban điều hành chịu trách nhiệm quản lý nội dung và phải tuân theo các quy định chung của Trường và pháp luật của Nhà nước.

CHƯƠNG V: THÀNH VIÊN

  • Tư cách thành viên
  1. Thành viên chính thức:
  • Yêu thích lĩnh vực hoạt động của CLB; tự nguyện gia nhập CLB.
  • Tán thành và đáp ứng đủ các điều kiện được quy định trong điều lệ; vượt qua các vòng tuyển thành viên của CLB.
  • Được CLB ra quyết định công nhận và cấp thẻ thành viên có dấu xác nhận của Đoàn Thanh niên Khoa.
  1. Thành viên danh dự:
  • Có uy tín và đóng góp tích cực cho CLB.
  • Được CLB ra quyết định công nhận và cấp thẻ thành viên danh dự có dấu xác nhận của Đoàn Thanh niên Khoa.
  • Nhiệm vụ của thành viên
  1. Tôn trọng và tuân thủ điều lệ của CLB, giữ gìn tư cách thành viên.
  2. Tích cực tham gia các hoạt động của CLB và Đoàn Thanh niên Khoa.
  3. Hoàn thành các nhiệm vụ của CLB theo sự phân công của Ban điều hành.
  4. Luôn nỗ lực để xây dựng hình ảnh, nâng cao uy tín và mở rộng tầm ảnh hưởng của CLB.
  5. Giới thiệu và phát triển thành viên mới.
  6. Đóng lệ phí thành viên đúng thời hạn quy định.
  • Quyền lợi của thành viên
  1. Được tham gia tất cả các hoạt động của CLB theo phân công của Ban điều hành; được giúp đỡ và tạo điều kiện trong quá trình tham gia sinh hoạt.
  2. Được cấp thẻ thành viên và sử dụng thẻ khi tham gia sinh hoạt.
  3. Được thông tin, thảo luận, góp ý, phê bình, biểu quyết các hoạt động của CLB.
  4. Thành viên chính thức được tham gia hội nghị tổng kết nhiệm kì và được ứng cử, đề cử và bầu cử vào Ban điều hành.
  5. Được đề nghị biểu dương, khen thưởng khi có những đóng góp tích cực, xuất sắc trong các hoạt động và cho sự phát triển của CLB.
  6. Được quyền làm đơn xin ra khỏi CLB khi xét thấy mình không có nguyện vọng hoặc không có điều kiện tiếp tục tham gia CLB.
  • Đình chỉ, rút tên, khai trừ thành viên
  1. Thành viên có nguyện vọng thôi không sinh hoạt CLB phải viết đơn và gửi Ban điều hành trước khi ngừng hoạt động ít nhất 1 tháng.
  2. Đối với thành viên không tham gia sinh hoạt, không đóng lệ phí, không hoàn thành nhiệm vụ được giao, Ban điều hành có quyền xem xét ra quyết định đình chỉ hoạt động hoặc khai trừ thành viên. Quyết định đình chỉ hoạt động hoặc khai trừ thành viên phải được thông qua với sự đồng ý của hơn 1/2 số thành viên của Ban điều hành.

CHƯƠNG VI: KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

  • Khen thưởng
  1. Ban điều hành CLB đánh giá hoạt động của từng thành viên sau mỗi hoạt động, mỗi nhiệm kỳ và có chế độ khen thưởng đối với những thành viên tích cực, có nhiều đóng góp cho các hoạt động của CLB.
  2. Hình thức khen thưởng: theo các quy định về thi đua khen thưởng của Đoàn Thanh niên Khoa.
  3. Danh sách đề nghị khen thưởng phải được thông qua với sự đồng ý của hơn 1/2 số thành viên của Ban điều hành.
  • Kỷ luật
  1. Đối với những thành viên vi phạm điều lệ, nội quy CLB hoặc có hành vi sai phạm làm ảnh hưởng đến uy tín CLB, Đoàn Thanh niên Khoa hoặc Ban điều hành CLB được quyền xem xét đưa ra các hình thức kỷ luật.
  2. Hình thức kỷ luật: khiển trách, cảnh cáo, khai trừ khỏi CLB. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, Đoàn Thanh niên Khoa hoặc Ban điều hành CLB được quyền đề nghị đưa ra Hội đồng khen thưởng – kỷ luật của Nhà trường để xét kỷ luật.
  3. Danh sách đề nghị kỷ luật phải được thông qua với sự đồng ý của hơn 1/2 số thành viên của Ban CLB, Hội, nhóm Đoàn Thanh niên Khoa hoặc Ban điều hành CLB.

CHƯƠNG VII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

  • Phạm vi áp dụng
  1. Quy chế này áp dụng cho tất cả các CLB trực thuộc Đoàn Thanh niên Khoa Quốc tế, ĐHQGHN.
  2. Căn cứ vào quy chế này, các CLB cần xây dựng điều lệ CLB cho phù hợp.
  3. Căn cứ vào quy chế này, các CLB hiện đang hoạt động bổ sung, điều chỉnh điều lệ CLB cho phù hợp.
  4. Ban Chấp hành Đoàn Thanh niên Khoa, Ban điều hành các CLB theo dõi, hướng dẫn, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện quy chế này đồng thời đề xuất những nội dung sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế khi cần thiết.
  • Sửa đổi, bổ sung, thay thế

Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế quy chế này do Ban Chấp hành Đoàn Thanh niên Khoa quyết định dựa trên thực tiễn công việc và các ý kiến đóng góp trong quá trình triển khai thực hiện./.